Begin jaren negentig werkte ik bij KPN op een afdeling die zich bezig hield met allerlei financieel-economische berekeningen. KPN was net geprivatiseerd en we hadden het razend druk. Onze manager vond dat we nog wel wat meer konden doen, mits we maar wat efficiënter met onze tijd omgingen. Als hulpmiddel kregen we daarom allemaal een Time Management agendasysteem. De manager had er als enige eentje met een luxe leren kaft. Het was een losbladig systeem. Elk jaar moest je een dure navulling kopen. Ook had je een speciale zes-gaten-perforator nodig – slim bedacht van de fabrikant – als je eigen papieren in de agenda wou stoppen, wat overigens niet de bedoeling was. KPN had toen echter nog geld genoeg, dus dat was geen probleem.

De jaarlijkse navullingsdoos en de speciale perforator

We gingen ook gezamenlijk op een tweedaagse timemanagement cursus. De docente begon de cursus met een experiment. Ze zette een glazen bloemenvaas op tafel en vulde deze met grote kiezelstenen die ze uit een Chinees-afhaalrijstmaaltijdbakje haalde. Toen de vaas vol zat, vroeg ze ons of er nog meer kiezelstenen in konden. Nee, dat dachten we niet. Ze haalde daarop nog een rijstbakje tevoorschijn waarin kleinere kiezelsteentjes zaten. Deze goot ze ook in de vaas waar de steentjes een plekje vonden tussen de grote stenen. Toen de vaas weer vol zat, vroeg ze of er nog meer in kon. Waarschijnlijk wel zeiden we – ja, ja, we pikten de boel snel op – en inderdaad, ze pakte nog een rijstbakje – ze was vermoedelijk geen keukenprinses – uit haar koffertje  en zette dit ook op tafel. Er zat fijn zand in. Ze strooide dit zand ook in de vaas, waar het een plek vond tussen de kiezelsteentjes. Nu zat de vaas echt helemaal vol dachten we en toen ze wederom vroeg of er nog iets bijkomt zeiden we, weliswaar aarzelend, van nee. Dat was fout gedacht, want ze pakte een gieter met water en schonk dit in de vaas. Het zand nam het water op en nu zat de vaas echt helemaal vol.

Ze keek ons aan en vroeg wat ze hier mee wilde demonstreren. Onze manager keek naar ons en sprak triomfantelijk: ”Dat er in elke agenda nog wel een gaatje zit om iets extra’s te doen.“ Ze zuchtte. Nee, dat was niet wat ze hier mee wilde demonstreren. Ze probeerde zo duidelijk te maken, dat je eerst de grote dingen moest plannen en daarna pas de kleinere zaken, de waan van de dag. Helemaal waar maar ik geloof dat het alleen voor onze manager een eyeopener was.

Ik geloof dat we de agenda nog een jaar of twee hebben gebruikt. Daarna vond het management de jaarlijkse navulling te duur.